今回は、高嶋美里さんが書かれた、”あなたの１日を３時間増やす「超整理術」”を紹介します。
この本は、
どうすれば効率よく無駄を減らし、時間を節約できるのか？ という永遠のテーマを１４日間で解決する１冊。仕事における「見つからない」を排除し、成果とお金と時間を生み出す、忘れることで結果を出す頭の整理術。（楽天ブックスより引用）
という内容になっています。
14個の「整理術」が紹介されていますが、1つでも実践することで、確実に自分の時間を増やすことが可能です。
今回は、「3日目 紙のデータ化」を紹介します。
「稼げる人、仕事ができる人ほどデータ化に対する意識が強い」とこの本に書かれています。
稼げる人、仕事ができる人になるためには、「データ化」は必須とも言えます。
私は国立大学を卒業後、とある大学病院で診療放射線技師として十数年働いています。診療放射線技師としての検査業務を行いながら、部門リーダーとして管理業務などを行っています。
紙類はすべてデータ化
どんな資料でも紙類はすべてデータ化してしまう。
名刺も紙類なため、すべてデータ化して、捨ててしまうようにしましょう。
名刺って捨てにくいですよね。
それでもデータ化して捨ててしまうことにします。
私は以前より名刺アプリを使用していて、とても便利です。
PDF化ではなく写メで十分
必要な部分だけ写メを取って、クラウドサーバーにアップする。
何の資料か、日付や使用目的などがわかるよにファイル名をつけておけばよい。
私はスキャナでPDF化をしていましたが、かなりの手間だと感じていました。
そこを、スマホカメラで撮り、そのままクラウドサーバーに保存するというのは、時間が短縮できる方法だと思います。
さらに「必要な部分だけ」を撮るため、あとから見返したときにすぐに必要な情報を得ることができます。
重要なことだけスプレットシートに記録する
カメラで残すほどではないが重要なメモは、スプレットシートに記録する。
その際、カテゴリーごとに分けて、シートを作っておく。
スプレットシートに記録しておけば、いつでもスマホやPCから確認・編集をすることができます。
さらにカテゴリー分けしてあることで、情報を探す手間もかからなくなります。
私もGoogleサービスを多用していますが、スプレットシートはデータ共有も簡単で重宝しています。
紙類は3パターンに仕分けする
紙類は「すぐ捨てる」「スキャンか写メでデータ化」「スプレットシートに記録」のどれかになる。
どれにせよ、紙類はデータ化したらすぐ捨てるようにするってことです。
「あとで見よう」「また使うかもしれない」などといって紙類を残しておいても、見ることはほとんどありません。
残しておけば残しておくだけ、紙類が増えていき、必要なときに探すのがたいへんになります。
私のデスクにも紙類はまだまだたくさんあります。
気がつけば書類の束になってしまいます。
この方法を実践し、スッキリとしたデスクにしたいです。
いかがでしたでしょうか？
今回の「3日目 紙のデータ化」も、1日の時間を増やすことが可能であることがわかります。
この方法を実践することで、時間を増やすとともに、稼げる人、仕事ができる人になれること間違いなしです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
別の記事も読んでくれるととても嬉しいです。
以上
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