今回は、高嶋美里さんが書かれた、”あなたの１日を３時間増やす「超整理術」”を紹介します。
この本は、
どうすれば効率よく無駄を減らし、時間を節約できるのか？ という永遠のテーマを１４日間で解決する１冊。仕事における「見つからない」を排除し、成果とお金と時間を生み出す、忘れることで結果を出す頭の整理術。（楽天ブックスより引用）
という内容になっています。
14個の「整理術」が紹介されていますが、1つでも実践することで、確実に自分の時間を増やすことが可能です。
今回は、「2日目 書類の分類」を紹介します。
書類の分類をするには時間を要しますが、これをすることで1日の時間を増やすことが可能となります。
私は国立大学を卒業後、とある大学病院で診療放射線技師として十数年働いています。診療放射線技師としての検査業務を行いながら、部門リーダーとして管理業務などを行っています。
スケジュールごとに4つに整理する
書類もしくはやるべきタスクを以下の4つに整理します。
1つ目、今日やること
2つ目、5分でできること
3つ目、期日があること
4つ目、期限がないこと
処理してしまったら、書類を提出または送付していれば手元から自動的に消えているはず。
それ以外は、仕事が済み次第、書類は捨ててしまうか、残しておくべき内容だったらデータ化する。
今日やること
日報や毎日の決まった業務はもちろん、必ず今日やらなくてはならないことをリスト化します。
これは、今日やることリストが空っぽになるまでその日は帰ることができません。
そのくらい最上位の優先度がある書類（タスク）です。
5分でできること
「〇〇さんにメールする」「「〇〇の入力をする」など5分程度でできることをリスト化します。
これは、１箇所にまとめて書いておき、パッとみることができるようにしておきます。
書き出しておくとこで、頭の中に邪魔なゴミが整理され、頭がクリアな状態になります。
この5分でできることは、ちょっとしたすき間時間に処理していきます。
リストに書くよりもやってしまったほうが早いことは、その場でどんどんやってしまったほうがよいです。
期日があること
期日があることは、それをやる日時をGoogleカレンダーに必ず書き込んでおき、その予定の日になるまで完全に忘れていてもかまいません。
ここで考える期日とは上司や取引先などから言われている実際の期日ではなく、自分で設定する期日のことです。
少なくとも2日以上前に設定します。
期限がないこと
期限はないことは、永遠と処理されない可能性があります。
期限はないが重要なことは、自分の中で期日を設定するようにします。
書類の整理する予定を組む
３ヶ月に一度、半日以上のまとまった時間をとって、その書類を整理する予定を組みます。
その際、リスト化するときには、重要度を「高」「中」「低」など、ぱっと見てわかるようにする。
私は分類せずにタスクをGoogle keepに書いていたら、どれが重要で、期日がいつなのかごちゃごちゃになってしまっていました。
4つに整理することで、やることが明確になり、よけいなことを考えることがなくなりました。
しかし、何日か経つとまたごちゃごちゃになってしまうので、定期的に整理する必要があると感じました。
以上が「2日目 書類の分類」でした。
書類を分類するには時間を使いますが、その時間があることで、1日の時間を増やすことが可能であることがわかります。
14日目までいくころには誰でも3時間増やすことが可能だという気がしてきます。
まずは実践してみて効果を感じることが重要だと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
別の記事も読んでくれるととても嬉しいです。
以上
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