今回は、高嶋美里さんが書かれた、”あなたの１日を３時間増やす「超整理術」”を紹介します。
この本は、
どうすれば効率よく無駄を減らし、時間を節約できるのか？ という永遠のテーマを１４日間で解決する１冊。仕事における「見つからない」を排除し、成果とお金と時間を生み出す、忘れることで結果を出す頭の整理術。（楽天ブックスより引用）
という内容になっています。
14個の「整理術」が紹介されていますが、1つでも実践することで、確実に自分の時間を増やすことが可能です。
今回は、「5日目から7日目の3種類」を紹介します。
私は国立大学を卒業後、とある大学病院で診療放射線技師として十数年働いています。診療放射線技師としての検査業務を行いながら、部門リーダーとして管理業務などを行っています。
5日目「データの分類」
データを必要なものだけに絞り込んで、ぱっと見てわかるようにしておけば、探す時間と手間がなくなって、それだけで早く作業ができます。
方法は以下の手順です。
- フォルダ名やファイル名をつけるときは、「検索のしやすさ」「探しやすさ」を基準にルールを作る
- ファイル名には、どこからでも探せるように、手がかりとなりそうなワードを全部つけておく
- 順番に並ぶことを考えて、ファイル名の最初は日付にする。
頭ではわかっている内容ですが、実際にはデスクトップやダウンロードフォルダにどんどんファイルが溜まってしまっています。
そこからデータを探す時間ってほんとに時間がかかってしまいますよね。
分類できないデータは、「とりあえず」フォルダを作って入れます。
「とりあえず」フォルダは、1週間に一度整理します。
6日目「クラウドに必要情報をまとめておく」
データになっていないものをすべてデータにして、いつでも使えるようにしておきます。
PDFでもスマホカメラで撮影してもよいです。
保存先はGoogleドライブがオススメです。
オススメの理由は以下の点です。
- 15GBまで無料で使える
- ファイルを共有することで、何人かで作成する作業に向いている
- メールでファイルを送らなくても、共有するだけで誰もがすぐにファイルにアクセスできる
私もGoogleのアプリを多用しており、とても効率的に業務ができるようになりました。仕事だけでなく、家族でも写真やスケジュールの共有に使用しています。
パソコンなどは必ず壊れてしまうため、クラウド上にデータがあればすぐに復元させることができ安心です。
さらに、
IDやパスワードをすべてスプレットシートに記録しておくこともオススメです。
IDやパスワードはパソコンやスマホに保存され自動入力されますが、端末が変わると自動入力できなくなります。そのたびに「ID・パスワードを忘れた方はこちらから」に入り、パスワードの再設定をすることが多くありました。
スプレットシートの1カ所に記録しておくことでその手間をなくすことができました。
7日目「一目でわかる索引を作る」
スプレットシートにフォルダの内容・中身をまとめておきます。
さらに、リンク先のURLも横のセルに記入しておきます。
索引を作成することにひと手間かかってしまい、時間がかかると感じるかと思います。
しかし、このひと手間があとで情報を探すときの時間短縮に繋がります。
データをたくさん扱う仕事をしている人には役に立つ方法だと思います。
いかがでしたでしょうか？
今回紹介した「データの分類」「クラウドに必要情報をまとめておく」「一目でわかる索引を作る」をすることで、データを探す時間が短縮され、効率的に仕事を進めることができます。
そのため、仕事をする時間を縮めることができ、1日の時間を増やすことが可能となります。
主にGoogleのアプリケーションを活用することが紹介されていますが、そのほかのクラウドを使用するのもよいかと思います。
やはり今の時代、クラウドを使用することが必須と言えます。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
別の記事も読んでくれるととても嬉しいです。
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